מכונות אריזה

עוברים משרד איך לארוז?

מעבר למשרד חדש הוא הכרח שמנהלים רבים אינם בטוחים כיצד להתמודד עמו. יחד עם זאת, כאשר התהליך מבוצע באופן מסודר ומבוקר תוך שימוש במכונות אריזה מתאימות, אין ממה לחשוש. להלן מדריך קצר.

 

עושים סדר

 

כאשר בית עסק נדרש לעבור למשרד חדש, זוהי גם הזדמנות מצוינת לערוך סדר יסודי ומקיף. פעמים רבות נערמים במשרד מסמכים ישנים שאין בהם עוד צורך, טיוטות של חוזים וניירת בכמות מסחרית. במקרים רבים, יתגלה כי הרוב המוחלט של מסמכים אלו אינו נחוץ, וכך ניתן יהיה לצמצם באופן משמעותי את שטח האחסון הנדרש למסמכים אלו. בתהליך הסידור והמיון תתגלה בוודאי גם פסולת אלקטרונית רבה, ציוד משרדי שאינו תקין וריהוט משרדי שנפגם. את כל אלו מומלץ כמובן לפנות בהקדם האפשרי, על מנת שניתן יהיה להתחיל בפעולת האריזה באופן יעיל. מכיוון שתהליך המיון והסידור עלול לארוך זמן מה, כדאי להתחיל אותו לפחות חודש מראש לפני המעבר, ולחלק את תקופת הזמן כך שבכל פעם תתמקד עבודת המיון באזור אחר במשרד.

 

אריזה חכמה

 

לאחר השלמתו של תהליך המיון הראשוני, ניתן להתפנות לפעולת האריזה עצמה. לשם כך חשוב לדאוג להצטייד מראש באריזות בגדלים שונים המתאימים לציוד הנדרש. מומלץ לבחור באריזות חזקות, ולא בארגזים ממוחזרים שכבר ידעו ימים טובים יותר, ומצויים בשלבים שונים של התפרקות. את האריזה יש להתאים לגודלו של החפץ  - אריזה קטנה מדי לא תתאים כמובן, ואריזה גדולה מדי תגרום לכך שהחפץ "ירקוד" באריזה ואולי ייפגם. כשמדובר במחשבים או במכשירים חשמליים אחרים, מומלץ להעדיף את האריזה המקורית (אם נשמרה)  - כך ניתן יהיה לבחור באריזה המתאימה ביותר. את סוג האריזה יש להתאים כמובן לתוכנה. ישנם אריזות המותאמות במיוחד לציוד משרדי, ויש אריזות הכוללות ריפוד פנימי המתאימות לחפצים שבירים. כיום יש גם אפשרות לאריזה באמצעות מכונת אריזה פלופאק (Flow-Pack), האידיאלית לשימוש במקרים שבהם קיימים מספר חפצים בתפזורת. מכונת אריזה זו אוטמת בניילון את המוצרים השונים ומאפשרת גם פתיחה קלה של החבילה בעת הפריקה.

 

כמה טיפים לסיום

 

תהליך האריזה אינו חייב להיות עניין טראומטי, אך על מנת לאפשר לעובדים לחוש ביטחון מלא, רצוי לאפשר לכל עובד לארוז את פינת העבודה שלו. כך ניתן יהיה להבטיח שלא ייזרק בטעות ציוד אישי של העובדים, וכמו כן עבודת הפירוק תהיה קלה יותר אף היא. מלבד זאת, מעבר העסק למשרד חדש מחייב היערכות נוספת מעבר לאריזה עצמה. לפני המעבר חשוב ליצור קשר עם ספקי השירות השונים (טלפון ואינטרנט), להזמין טכנאים בעת הצורך ולדאוג לתמיכה הנדרשת. חשוב גם לוודא כי הכתובת החדשה מעודכנת בדואר וכי הופעל שירות של "עקוב אחרי" במקרה של מכתבים שיישלחו לכתובת הישנה. לפני יום המעבר כדאי מאוד לעדכן את הלקוחות בדבר השינוי הצפוי, ולבקש את סליחתם במידה שיהיו עיכובים בטיפול בפניות השונות. רצוי שלא לקבוע את המעבר ליום העבודה האחרון של השבוע. אם קובעים למשל את מעבר המשרד ליום רביעי, ניתן להקדיש זמן מספק ביום חמישי לעבודת הפירוק, וכך להתחיל את השבוע החדש באופן "חלק" וללא תקלות.

עוברים משרד איך לארוז?

Tivonet